Come allestire una sala congressi?

ALLESTIRE UNA SALA MEETING: UN COMPITO TUTT’ALTRO CHE FACILE
Se sei un imprenditore e vuoi presentare la tua azienda ad un grande numero di clienti, devi sapere che la validità dei tuoi progetti imprenditoriali non è l’unico fattore che fa la differenza quando vuoi attirare verso di te un maggior consenso.

Un aspetto molto importante da tenere in considerazione quando si parla al proprio pubblico è l’ambiente in cui esso viene ricevuto: chiaramente, nessun acquirente, potenziale cliente, o semplice ascoltatore vorrebbe sedersi all’interno di una sala conferenze sporca e male allestita.

Questo è il motivo per cui, al contrario di ciò che molti pensano, non sarà sufficiente prendere una stanza di grandi dimensioni e metterci dentro qualche fila di sedie ed un proiettore per pensare di aver allestito una sala conferenze.

Con questo non ti stiamo dicendo che per organizzare una conferenza devi rispettare delle leggi o che ci sono delle normative particolari per allestire la sala. Vogliamo dirti solamente che se non vuoi fare delle figuracce, dovrai adottare alcuni piccoli accorgimenti affichè coloro che partecipano al tuo congresso o alla conferenza si sentano a proprio agio.

Quali sono, dunque, le caratteristiche basilari che una sala deve avere per ospitare una conferenza? Nelle righe che seguono troverai alcuni semplicissimi consigli che potrai mettere in pratica per allestirla in modo davvero perfetto.

COME ALLESTIRE UNA SALA MEETING: L’INTERNO DELLA STANZA

Come allestire una sala congressi? Il primo aspetto da considerare quando si allestisce una sala conferenze riguarda lo spazio al suo interno.

In particolare:

  • lo spazio minimo da lasciare ad ogni partecipante alla conferenza per farlo sentire più comodo è di circa mezzo metro quadrato, ovvero calcolando un quadrato di 50×50 centimetri.

    Questo spazio nella sala meeting è utile affinchè le persone che partecipano alla riunione non siano troppo vicini l’uno all’altro. Nello stesso tempo, però, bisogna considerare che una riunione è sempre un incontro, e le persone che vi partecipano sono ben disposte a socializzare.

    Pertanto, sistemare i partecipanti a distanza eccessiva tra di loro rischierà di creare un’atmosfera di freddezza ed un senso di vuoto all’interno dell’ambiente;

  • se si tratta di una manifestazione di particolare importanza, le bandiere ed i manifesti relativi all’evento sono molto consigliati, soprattutto se collocati all’entrata della sala;
  • un altro suggerimento per organizzare una conferenza nel modo giusto, è quello di fornire agli ospiti tutte le indicazioni necessarie per orientarsi al meglio all’interno dell’edificio in cui l’evento viene svolto.

    Questo è il motivo per cui non bisogna mai dimenticare di installare fuori dalla stanza dei cartelli che indichino la posizione di punti di ristoro, toilette, ed eventuali desk per l’accredito dei visitatori e, se presenti, anche dei giornalisti;

  • un ulteriore consiglio che possiamo darti relativo allo spazio interno dell’edificio in cui desideri ospitare una conferenza o un evento importante è quello di abbellire tutti i locali che vengono utilizzati, collocando al loro interno degli ornamenti floreali o altri tipi di decorazioni che meglio si addicono all’evento;

COME ALLESTIRE UNA SALA CONFERENZE: CORRIDOI E ILLUMINAZIONE

Chiunque abbia presenziato ad una conferenza o ad un congresso importante, sa bene che durante gli eventi di questo tipo i partecipanti non rimangono seduti al loro posto dall’inizio alla fine della presentazione, ma tendono molto spesso ad alzarsi dalla sedia ed uscire dalla stanza.

I motivi possono essere vari: recarsi alla toilette, prendere una boccata d’aria, fumare una sigaretta nelle apposite aree.. Qualunque sia la ragione per cui i partecipanti decidano di spostarsi verso altre aree di un edificio o fuori da esso, lo devono fare passando per i corridoi, che devono essere sempre ben curati.

Ecco alcuni consigli che possiamo darti a questo scopo:

  • innanzitutto, la larghezza ideale di un corridoio per consentire alle persone (anche ai portatori di handicapp) di transitarvi comodamente e senza ingombri è di almeno un metro e mezzo;
  • inoltre, per facilitare la circolazione delle persone all’interno dell’edificio ospitante la conferenza, è consigliabile utilizzare almeno tre corridoi, uno dei quali deve essere posizionato al centro della platea per fare in modo che chi decide di alzarsi ed uscire dalla stanza non disturbi tutte le persone presenti al suo interno per chiedere il permesso di passare.

Un ultimo aspetto da considerare quando si allestisce una sala conferenze è quello dell’illuminazione. In particolare:

  • per illuminare la stanza in modo efficace, il suggerimento che possiamo darti è quello di affidarti ad un impianto di illuminazione artificiale per distribuire efficacemente la luce all’interno della sala;
  • inoltre, è consigliabile utilizzare tapparelle o tende per oscurare la luce proveniente dall’esterno nel caso in cui si debbano proiettare su uno schermo delle slides o delle diapositive.

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